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अपने कार्यालय को व्यवस्थित करें और उत्पादकता में सुधार करें

Ron Reginal द्वारा जुलाई 12, 2022 को पोस्ट किया गया

प्रत्येक कार्यालय कागज की अधिकता से संबंधित है, क्या बड़ी या छोटी है, आपकी कंपनी तब पीड़ित है जब आप एक संगठित स्थान में काम नहीं कर रहे हैं।

तो, आप अव्यवस्था को कैसे साफ कर सकते हैं और नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं?

स्थान आवश्यक है

एक कार्यालय में संगठित रहने के साथ सबसे बड़ा मुद्दा यह है कि लोग एक प्रणाली स्थापित करते हैं और खुद को बढ़ने के लिए पर्याप्त जगह नहीं प्रदान करते हैं।

यदि आपने दराज को साफ करने और आयोजित, लेबल की गई फ़ाइलों के भीतर वस्तुओं को बदलने के लिए एक दिन के बेहतर हिस्से का निवेश किया है, लेकिन आप कागज के साथ जुड़े एक भी अतिरिक्त शीट को निचोड़ने में असमर्थ हैं, साथ ही आपने अपना समय बर्बाद कर दिया है और साथ ही अनफिल्ड पेपर भी होगा एक बार फिर से बढ़ें।

एक प्रक्रिया को लागू करते समय बढ़ते कमरे से जुड़े कुछ तिहाई (अधिक यदि संभव हो) के लिए कम से कम एक चौथाई होना निश्चित है। आपको किसी चरण में बदलने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कुछ अतिरिक्त स्थान होने से आपको व्यवस्था के साथ रखने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता है।

यह सिस्टम ड्रॉइंग या अन्य उत्पादों या यहां तक ​​कि दस्तावेजों जैसे आइटमों के लिए भी जाता है जिन्हें आप जमा कर सकते हैं।

अनावश्यक दस्तावेजों को शुद्ध करने के लिए आप के लिए अलग समय निर्धारित करें। न केवल यह अधिक स्थान प्रदान कर सकता है फिर भी आपको समय बचाएगा जो अन्यथा बेकार दस्तावेजों के माध्यम से बर्बाद हो जाएगा।

सिंपल फाइलिंग सिस्टम

अपने सिस्टम को बहुत जटिल न बनाएं या संभवतः इसका पालन करना मुश्किल होगा। यदि आपके पास बहुत सारे प्रकार नहीं हैं, तो रंग कोडिंग संभवतः सबसे आसान हो सकता है। यह उन प्रणालियों के लिए प्रभावी है जिन्हें आमतौर पर केवल 'आय', 'व्यय', 'परियोजनाएं', 'पत्राचार' या कुछ इसी तरह की आवश्यकता होती है।

ग्राहकों, कार्यों या चालान के बड़े समूहों को प्रस्तुत करने के लिए, संबंधित फ़ाइलों के प्रत्येक समूह के लिए एक एकल कैबिनेट का उपयोग करें। लम्बी फाइलिंग कैबिनेट को वर्णमाला या कालानुक्रमिक तकनीकों में भी अलग किया जा सकता है।

उन वस्तुओं के लिए जिन्हें आप हर दिन या प्रति घंटा भी संदर्भित करते हैं, आप अपने डेस्क के पास एक प्रकाशन बोर्ड पर विचार कर सकते हैं। यह फोन नंबर सूचियों के लिए एक महान विचार है, 'करने के लिए' सूची और नियुक्ति कैलेंडर।

रखरखाव

एक फाइलिंग प्रणाली उतनी ही अच्छी है जितना कि रखरखाव। आपको यह आसान हो सकता है कि आप अपनी मेज पर या उसके पास स्थित डेटा फ़ाइलों की एक छोटी प्रणाली और दैनिक या साप्ताहिक वस्तुओं को उनके स्थायी घर में आदान -प्रदान करें।

यह उन वस्तुओं के लिए भी काम करता है जिनकी आपको वर्तमान परियोजना जानकारी या यहां तक ​​कि मूल्य सूचियों आदि के रूप में उपलब्ध होने की आवश्यकता है।

शैली फाइलिंग के साथ जुड़ी

विचार करें कि क्या आप वास्तविक रूप से एक फाइलिंग सिस्टम को संरक्षित कर सकते हैं। शायद टैग किए गए बक्से आपको बेहतर तरीके से सूट करेंगे (खासकर यदि आप ढेर कागजात करते हैं)। महत्वपूर्ण बात यह है कि आप कुछ ऐसा महसूस करेंगे जिसे आप आसानी से बनाए रखें। यदि कागजात को वर्गीकृत किया जाता है और कभी -कभी शुद्ध किया जाता है, तो आपका सिस्टम काम करता है।

सब कुछ एक घर की जरूरत है

सब कुछ एक घर सौंपा जाना चाहिए। प्रत्येक उत्पाद को एक जगह देकर आप पेन, मोबाइल फोन, चश्मा आदि को ढीला नहीं करेंगे। चीजों को भीड़ न दें या आप निराश हो जाएंगे। पहचानें कि आपके सभी प्रयास आपको अपने व्यवसाय को अधिक कुशल रूप से चलाने में मदद करेंगे, और इस प्रकार उत्पादक रूप से। सिस्टम को काम करने में मदद करने के लिए खुद को पुरस्कृत करें!