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Organize Seu Escritório E Melhore A Produtividade

Publicado em Junho 12, 2022 por Ron Reginal

Cada escritório lida com um excesso de papel, além de grande ou pequeno, sua empresa está sofrendo quando você não está trabalhando em um espaço organizado.

Então, como você pode limpar a desordem e obter controle?

Espaço é essencial

O maior problema em permanecer organizado em um escritório é o fato de as pessoas montarem um sistema e não se proporcionam espaço suficiente para crescer.

Se você investiu, melhor parte de um dia limpando a gaveta e substituindo os itens dentro de arquivos organizados e rotulados, mas você não pode espremer uma única folha extra associada ao papel que você perdeu seu tempo, assim como os papéis não hilados irão crescer mais uma vez.

Certifique -se de ter pelo menos um quarto para um terceiro (mais, se possível) associado ao cultivo da sala ao implementar um processo. Pode ser necessário mudar em algum momento, mas ter algum espaço extra pode encorajá -lo a acompanhar o arranjo.

Isso também vale para itens como desenhos do sistema ou outros produtos ou até documentos que você pode acumular.

Reserve um tempo para você purgar documentos desnecessários. Isso não apenas pode fornecer mais espaço, mas economizará tempo que, de outra forma, ficaria desperdiçado olhando através de documentos inúteis.

Sistema de arquivamento simples

Não crie seu sistema muito complicado ou provavelmente será difícil de acompanhar. A codificação de cores pode ser a mais fácil se você não tiver muitos tipos. Isso é eficaz para sistemas que geralmente exigem apenas 'receita', 'despesa', 'projetos', 'correspondência' ou algo semelhante.

Para enviar grandes grupos de clientes, tarefas ou faturas, use um único gabinete para cada grupo de arquivos relacionados. O gabinete de arquivamento alto pode até ser separado em técnicas alfabéticas ou cronológicas.

Para itens que você se refere todos os dias ou até a cada hora, você pode considerar uma prancha de edição perto de sua mesa. É uma ótima idéia para listas de números de telefone, listas de 'fazer' e calendários de compromisso.

Manutenção

Um sistema de arquivamento é tão bom quanto a manutenção. Você pode achar isso mais fácil ter um pequeno sistema de arquivos de dados localizados na sua tabela ou perto da sua tabela e trocar os itens diários ou semanais em sua casa permanente.

Isso também funciona para itens que você precisa disponível, como informações atuais do projeto ou mesmo listas de preços, etc.

Estilo associado ao arquivo

Considere se você pode preservar realisticamente um sistema de arquivamento. Talvez as caixas marcadas se encaixassem melhor em você (especialmente se você tende a empilhar papéis). O importante é encontrar algo que você sentirá à vontade para manter. Se os trabalhos são categorizados e ocasionalmente purgados, seu sistema funciona.

Tudo precisa de uma casa

Tudo deve receber uma casa. Ao dar a cada produto um lugar, você não soltará canetas, telefones celulares, óculos e assim por diante. Não agrupe as coisas ou você ficará frustrado. Reconheça que todos os seus esforços o ajudarão a administrar seus negócios de maneira mais proficiente e, portanto, produtivamente. Recompense -se para ajudar a manter o sistema funcionando!.