Facebook Twitter
desksalary.com

Tổ Chức Văn Phòng Của Bạn Và Cải Thiện Năng Suất

Đăng trên Tháng Sáu 12, 2022 bởi Ron Reginal

Mỗi văn phòng đối phó với một lượng giấy dư thừa cộng với dù lớn hay nhỏ, công ty của bạn đang phải chịu đựng khi bạn không làm việc trong một không gian có tổ chức.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể xóa sự lộn xộn và có được kiểm soát?

Không gian là điều cần thiết

Vấn đề lớn nhất với việc ở lại được tổ chức trong một văn phòng là thực tế là mọi người thiết lập một hệ thống và không cung cấp đủ chỗ để phát triển.

Nếu bạn đã đầu tư phần tốt hơn trong một ngày để dọn dẹp ngăn kéo và thay thế các mục trong các tệp có tổ chức, được dán nhãn, nhưng bạn không thể vắt một tờ bổ sung liên quan đến giấy bạn đã lãng phí thời gian cũng như các giấy tờ chưa phát triển một lần nữa.

Hãy chắc chắn có ít nhất một phần tư đến một phần ba (nhiều hơn nếu có thể) liên quan đến phòng phát triển khi thực hiện một quy trình. Bạn có thể cần phải thay đổi ở một số giai đoạn, nhưng có thêm một khoảng trống có thể khuyến khích bạn theo kịp việc sắp xếp.

Điều này cũng dành cho các mục như bản vẽ hệ thống hoặc các sản phẩm khác hoặc thậm chí các tài liệu bạn có thể tích lũy.

Dành thời gian cho bạn để thanh lọc các tài liệu không cần thiết. Điều này không chỉ có thể cung cấp nhiều không gian hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian mà nếu không bị lãng phí khi nhìn qua các tài liệu vô giá trị.

Hệ thống nộp đơn đơn giản

Không tạo ra hệ thống của bạn quá phức tạp hoặc có lẽ sẽ khó theo dõi. Mã hóa màu có thể có thể dễ nhất nếu bạn không có quá nhiều loại. Điều này có hiệu quả đối với các hệ thống thường chỉ yêu cầu 'thu nhập', 'chi phí', 'dự án', 'thư từ' hoặc một cái gì đó tương tự.

Để gửi các nhóm lớn khách hàng, nhiệm vụ hoặc hóa đơn, hãy sử dụng một tủ cho mỗi nhóm các tệp liên quan. Nội các hồ sơ cao thậm chí có thể được tách thành các kỹ thuật theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thời gian.

Đối với các mặt hàng bạn tham khảo mỗi ngày hoặc thậm chí hàng giờ, bạn có thể xem xét một bảng xuất bản gần bàn làm việc của bạn. Đó là một ý tưởng tuyệt vời cho danh sách số điện thoại, danh sách 'để làm' và lịch hẹn.

Bảo trì

Một hệ thống nộp đơn cũng tốt như bảo trì. Bạn có thể thấy điều này dễ dàng hơn để có một hệ thống nhỏ các tệp dữ liệu được đặt trên hoặc gần bàn của bạn và hàng ngày hoặc hàng tuần trao đổi các mục vào nhà vĩnh viễn của chúng.

Điều này cũng hoạt động cho các mục mà bạn cần có sẵn như thông tin dự án hiện tại hoặc thậm chí bảng giá, v.v.

Style liên quan đến nộp đơn

Hãy xem xét nếu bạn thực tế có thể bảo tồn một hệ thống nộp đơn. Có lẽ các hộp được gắn thẻ sẽ phù hợp với bạn hơn (đặc biệt nếu bạn có xu hướng xếp các giấy tờ). Điều quan trọng là tìm thấy thứ gì đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi duy trì. Nếu giấy tờ được phân loại và đôi khi được thanh lọc, hệ thống của bạn hoạt động.

Mọi thứ cần một nhà

Mọi thứ nên được chỉ định một ngôi nhà. Bằng cách cung cấp cho mỗi sản phẩm một nơi bạn sẽ không mất bút, điện thoại di động, kính, v.v. Đừng tập trung vào những thứ hoặc bạn sẽ cảm thấy thất vọng. Nhận ra rằng tất cả những nỗ lực của bạn sẽ giúp bạn điều hành doanh nghiệp của bạn thành thạo hơn, và do đó hiệu quả. Tự thưởng cho mình để giúp hệ thống hoạt động !.