Facebook Twitter
desksalary.com

Atur Kantor Anda Dan Tingkatkan Produktivitas

Diposting di Oktober 12, 2021 oleh Ron Reginal

Setiap kantor berurusan dengan kelebihan kertas ditambah apakah besar atau kecil, perusahaan Anda menderita ketika Anda tidak bekerja di ruang yang terorganisir.

Jadi, bagaimana Anda bisa menghapus kekacauan dan mendapatkan kendali?

Space sangat penting

Masalah terbesar dengan tetap terorganisir di kantor adalah kenyataan bahwa orang -orang membuat sistem dan tidak memberikan diri mereka cukup ruang untuk tumbuh.

Jika Anda telah menginvestasikan bagian yang lebih baik dari sehari membersihkan laci dan mengganti item dalam file yang terorganisir dan berlabel, tetapi Anda tidak dapat memeras satu lembar tambahan yang terkait dengan kertas yang Anda buang waktu serta kertas -kertas yang tidak diilap tumbuh sekali lagi.

Pastikan memiliki setidaknya seperempat untuk beberapa ketiga (lebih banyak jika memungkinkan) terkait dengan ruang tumbuh saat menerapkan suatu proses. Anda mungkin perlu berubah pada tahap tertentu, tetapi memiliki beberapa ruang ekstra dapat mendorong Anda untuk mengikuti pengaturan.

Ini juga berlaku untuk barang -barang seperti gambar sistem atau produk lain atau bahkan dokumen yang dapat Anda kumpulkan.

Sisihkan waktu bagi Anda untuk membersihkan dokumen yang tidak perlu. Ini tidak hanya dapat memberikan lebih banyak ruang namun akan menghemat waktu Anda yang jika tidak akan sia -sia melihat -lihat dokumen yang tidak berharga.

Sistem pengarsipan sederhana

Jangan membuat sistem Anda terlalu rumit atau mungkin akan sulit untuk ditindaklanjuti. Pengkodean warna mungkin bisa menjadi yang termudah jika Anda tidak memiliki terlalu banyak jenis. Ini efektif untuk sistem yang biasanya hanya membutuhkan 'pendapatan', 'pengeluaran', 'proyek', 'korespondensi' atau sesuatu yang serupa.

Untuk mengirimkan kelompok besar klien, tugas atau faktur, gunakan satu kabinet untuk setiap kelompok file terkait. Kabinet arsip yang tinggi bahkan dapat dipisahkan menjadi teknik abjad atau kronologis.

Untuk barang -barang yang Anda rujuk setiap hari atau bahkan setiap jam, Anda dapat mempertimbangkan papan penerbitan di dekat meja Anda. Ini adalah ide bagus untuk daftar nomor telepon, daftar 'untuk melakukan' dan kalender janji temu.

Pemeliharaan

Sistem pengarsipan sama baiknya dengan pemeliharaan. Anda mungkin menemukan ini lebih mudah untuk memiliki sistem kecil file data yang terletak di atau di dekat meja Anda dan setiap hari atau mingguan menukar item ke rumah permanen mereka.

Ini juga berfungsi untuk item yang Anda butuhkan tersedia seperti informasi proyek saat ini atau bahkan daftar harga dll.

Style terkait dengan pengarsipan

Pertimbangkan jika Anda dapat secara realistis melestarikan sistem pengarsipan. Mungkin kotak tag akan cocok untuk Anda lebih baik (terutama jika Anda cenderung menumpuk kertas). Yang penting adalah menemukan sesuatu yang akan Anda rasakan dengan mudah mempertahankan. Jika makalah dikategorikan dan kadang -kadang dibersihkan, sistem Anda berfungsi.

Semuanya membutuhkan rumah

Semuanya harus diberi rumah. Dengan memberi setiap produk tempat Anda tidak akan kehilangan pena, ponsel, kacamata, dan sebagainya. Jangan memadati barang -barang atau Anda akan frustrasi. Ketahuilah bahwa semua upaya Anda akan membantu Anda menjalankan bisnis Anda lebih mahir, dan dengan demikian secara produktif. Hadiahi diri Anda untuk membantu menjaga sistem tetap berfungsi!.