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Organice Su Oficina Y Mejore La Productividad

Publicado en Junio 12, 2021 por Ron Reginal

Cada oficina se ocupa de un exceso de papel más grande o pequeño, su empresa está sufriendo cuando no trabaja en un espacio organizado.

Entonces, ¿cómo puede limpiar el desorden y obtener el control?

Space es esencial

El mayor problema para mantenerse organizado en una oficina es el hecho de que las personas establecen un sistema y no se proporcionan suficiente espacio para crecer.

Si ha invertido la mayor parte de un día, limpiando el cajón y reemplazar los elementos dentro de los archivos organizados y etiquetados, pero no puede exprimir una sola hoja adicional asociada con papel que ha perdido el tiempo y los papeles no crece una vez más.

Asegúrese de tener al menos un cuarto a algún tercio (más si es posible) asociado con la sala de crecimiento al implementar un proceso. Es posible que deba cambiar en algún momento, pero tener algo de espacio adicional puede alentarlo a mantenerse al día con el arreglo.

Esto también se aplica a elementos como dibujos del sistema u otros productos o incluso documentos que puede acumular.

Ponga tiempo para que purgara documentos innecesarios. Esto no solo puede proporcionar más espacio, pero le ahorrará tiempo que de otro modo se despertaría mirando a través de documentos sin valor.

System de archivo simple

No cree su sistema demasiado complicado o probablemente sea difícil de seguir. La codificación de colores podría ser la más fácil si no tiene demasiados tipos. Esto es efectivo para sistemas que generalmente solo requieren 'ingresos', 'gastos', 'proyectos', 'correspondencia' o algo similar.

Para enviar grandes grupos de clientes, tareas o facturas, use un solo gabinete para cada grupo de archivos relacionados. El alto archivador se puede separar en técnicas alfabéticas o cronológicas.

Para los artículos a los que se refiere todos los días o incluso por cada hora, puede considerar un tablero de publicación cerca de su escritorio. Es una gran idea para las listas de números de teléfono, listas de 'hacer' y calendarios de citas.

Mantenimiento

Un sistema de archivo es tan bueno como el mantenimiento. Es posible que sea más fácil tener un pequeño sistema de archivos de datos ubicados en o cerca de su mesa e intercambie diariamente o semanalmente los elementos a su hogar permanente.

Esto también funciona para artículos que necesita disponibles, como la información actual del proyecto o incluso las listas de precios, etc.

Estilo asociado con la presentación

Considere si puede preservar de manera realista un sistema de archivo. Quizás las cajas etiquetadas se adapten mejor a usted (especialmente si tiende a apilar papeles). Lo importante es encontrar algo que se sentirá a gusto manteniendo. Si los documentos se clasifican y se purgan ocasionalmente, su sistema funciona.

Todo necesita un inicio

A todo se le debe asignar una casa. Al dar a cada producto un lugar, no perderá bolígrafos, teléfonos móviles, gafas, etc. No se apiñen las cosas o se sentirá frustrado. Reconozca que todos sus esfuerzos lo ayudarán a administrar su negocio de manera más competente y, por lo tanto, productivamente. ¡Recompénsese para ayudar a mantener el sistema funcionando!