دفتر خود را سازماندهی کرده و بهره وری را بهبود بخشید
Ron Reginalهر دفتر با کاغذ اضافی به علاوه چه بزرگ و چه کوچک ، شرکت شما در هنگام کار در یک فضای سازمان یافته رنج می برد.
بنابراین ، چگونه می توانید درهم و برهمی را پاک کرده و کنترل کنید؟
فضای ضروری است
بزرگترین مسئله برای سازماندهی در یک دفتر این واقعیت است که مردم یک سیستم را برپا می کنند و خود را به اندازه کافی فضای رشد نمی کنند.
اگر بخش بهتری از روز تمیز کردن کشو را سرمایه گذاری کرده اید و موارد موجود در پرونده های سازمان یافته و دارای برچسب را جایگزین کرده اید ، اما قادر به فشار دادن یک برگه اضافی واحد در ارتباط با کاغذ نیستید که وقت خود را هدر داده اید و همچنین مقالات نابودی یک بار دیگر رشد کنید.
مطمئن باشید که حداقل یک چهارم به سوم (در صورت امکان بیشتر) در ارتباط با اتاق در حال رشد در هنگام اجرای یک فرآیند. ممکن است شما در بعضی از مراحل نیاز به تغییر داشته باشید ، اما داشتن فضای اضافی می تواند شما را ترغیب کند تا از تنظیمات خودداری کنید.
این امر همچنین در مورد مواردی مانند نقشه های سیستم یا سایر محصولات یا حتی اسنادی که ممکن است جمع کنید ، انجام می شود.
زمان خود را برای پاک کردن اسناد غیر ضروری اختصاص دهید. این امر نه تنها می تواند فضای بیشتری را فراهم کند اما باعث صرفه جویی در وقت شما می شود که در غیر این صورت با جستجوی اسناد بی ارزش هدر می رود.
سیستم تشکیل پرونده ساده
سیستم خود را خیلی پیچیده ایجاد نکنید و یا احتمالاً از طریق آن سخت خواهد بود. اگر انواع زیادی ندارید ، کدگذاری رنگ ممکن است ساده ترین باشد. این برای سیستمهایی که معمولاً فقط به "درآمد" ، "هزینه" ، "پروژه ها" ، "مکاتبات" یا چیزی مشابه نیاز دارند ، مؤثر است.
برای ارسال گروه های بزرگی از مشتری ، وظایف یا فاکتورها ، از یک کابینت واحد برای هر گروه از پرونده های مرتبط استفاده کنید. کابینت تشکیل پرونده بلند حتی می تواند به تکنیک های حروف الفبا یا زمانی جدا شود.
برای مواردی که هر روز یا حتی ساعتی به آنها مراجعه می کنید ممکن است یک هیئت چاپ را در نزدیکی میز خود در نظر بگیرید. این یک ایده عالی برای لیست شماره های تلفن ، "انجام" لیست ها و تقویم های انتصاب است.
Maintenance
یک سیستم تشکیل پرونده به همان اندازه نگهداری است. شما ممکن است این مسئله را آسان تر برای داشتن یک سیستم کوچک از پرونده های داده واقع در جدول یا در نزدیکی جدول خود داشته باشید و روزانه یا هفتگی موارد را به خانه دائمی خود مبادله کنید.
این بیش از حد برای مواردی که شما به آنها نیاز دارید مانند اطلاعات پروژه فعلی یا حتی لیست قیمت ها و غیره کار می کند.
سبک مرتبط با تشکیل پرونده
در نظر بگیرید که آیا می توانید واقعاً یک سیستم تشکیل پرونده را حفظ کنید. شاید جعبه های برچسب زده شده برای شما بهتر باشد (به خصوص اگر تمایل به کاغذ شمع دارید). نکته مهم این است که چیزی را پیدا کنید که احساس راحتی کنید. اگر مقالات طبقه بندی شده و گاهاً پاکسازی شوند ، سیستم شما کار می کند.
همه چیز به خانه
نیاز دارد همه چیز باید به خانه اختصاص داده شود. با دادن مکانی به هر محصول ، قلم ، تلفن همراه ، عینک و غیره را از دست نخواهید داد. چیزها را جمع نکنید وگرنه ناامید خواهید شد. تشخیص دهید که تمام تلاشهای شما به شما کمک می کند تا کار خود را با مهارت تر و در نتیجه تولیدی انجام دهید. به خود پاداش دهید تا به کار در سیستم کمک کنید!.