تنظيم مكتبك وتحسين الإنتاجية

يتعامل كل مكتب مع فائض من الورق بالإضافة إلى ما إذا كان كبيرًا أم صغيرًا ، فإن شركتك تعاني عندما لا تعمل في مساحة منظمة.

لذا ، كيف يمكنك مسح الفوضى والحصول على السيطرة؟

Space ضروري

إن أكبر مشكلة في البقاء منظمًا في المكتب هي حقيقة أن الأشخاص أنشأوا نظامًا ولا يوفرون أنفسهم مساحة كافية للنمو.

إذا كنت قد استثمرت الجزء الأفضل من يوم واحد لتنظيف الدرج واستبدال العناصر الموجودة داخل الملفات المنظمة والمسمى ، لكنك غير قادر على الضغط على ورقة إضافية مرتبطة بالورق الذي أهدرته وقتك وكذلك الأوراق غير المستقلة تنمو مرة أخرى.

تأكد من أن يكون لديك ما لا يقل عن ربع إلى ثلث (أكثر إذا كان ذلك ممكنًا) المرتبط بغرفة النمو عند تنفيذ العملية. قد تحتاج إلى التغيير في مرحلة ما ، ولكن امتلاك بعض المساحة الإضافية يمكن أن يشجعك على مواكبة الترتيب.

هذا ينطبق أيضًا على عناصر مثل رسومات النظام أو غيرها من المنتجات أو حتى المستندات التي قد تتراكمها.

خصص وقتًا لتطهير المستندات غير الضرورية. لا يمكن أن يوفر هذا المزيد من المساحة فحسب ، بل سيوفر لك الوقت الذي سيصبح يضيع من خلال المستندات التي لا قيمة لها.

Simple Filing System

لا تنشئ نظامك معقدًا للغاية أو من المحتمل أن يكون من الصعب متابعته. قد يكون ترميز الألوان هو الأسهل إذا لم يكن لديك أنواع كثيرة. هذا فعال بالنسبة للأنظمة التي تتطلب عادة "دخل" أو "مصاريف" أو "مشاريع" أو "مراسلات" أو شيء مشابه.

لتقديم مجموعات كبيرة من العملاء أو المهام أو الفواتير ، استخدم خزانة واحدة لكل مجموعة من الملفات ذات الصلة. يمكن فصل خزانة الملفات الطويلة إلى تقنيات أبجدية أو زمنية.

بالنسبة للعناصر التي تشير إليها كل يوم أو حتى كل ساعة ، قد تفكر في لوحة نشر بالقرب من مكتبك. إنها فكرة رائعة لقوائم أرقام الهاتف ، قوائم "للقيام" وتقويمات المواعيد.

الصيانة

نظام الإيداع جيد مثل الصيانة. قد تجد هذا أسهل في الحصول على نظام صغير من ملفات البيانات الموجودة على الجدول الخاص بك أو بالقرب منه وتبادل العناصر اليومية أو الأسبوعية في منزلها الدائم.

يعمل هذا أيضًا على العناصر التي تحتاجها المتاحة مثل معلومات المشروع الحالية أو حتى قوائم الأسعار وما إلى ذلك.

style المرتبطة بالملفات

ضع في اعتبارك ما إذا كان يمكنك الحفاظ على نظام الإيداع بشكل واقعي. ربما تناسبك المربعات الموسومة بشكل أفضل (خاصةً إذا كنت تميل إلى تراكم الأوراق). الشيء المهم هو العثور على شيء ستشعر بالراحة. إذا تم تصنيف الأوراق وتطهيرها أحيانًا ، فإن نظامك يعمل.

كل شيء يحتاج إلى home

يجب تعيين كل شيء منزل. من خلال منح كل منتج مكانًا لن تفقد الأقلام والهواتف المحمولة والنظارات وما إلى ذلك. لا تجمع الأشياء أو سوف تشعر بالإحباط. أدرك أن جميع جهودك ستساعدك على إدارة عملك بشكل أكثر كفاءة ، وبالتالي بشكل منتج. مكافأة نفسك للمساعدة في الحفاظ على العمل!.